5 Bước Sử Dụng Máy In Hóa Đơn Sàn TMĐT Thật Đơn Giản

Là một người bán hàng online trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, Tiki,… việc in hóa đơn cho khách hàng là vô cùng quan trọng. Sử dụng máy in hóa đơn chuyên dụng sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình này, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chuyên nghiệp.

Bài viết này FPOS sẽ hướng dẫn bạn 5 bước sử dụng máy in hóa đơn sàn TMĐT thật đơn giản, giúp bạn dễ dàng in ấn hóa đơn cho hoạt động kinh doanh online của mình.

Bước 1: Kết nối máy in với thiết bị

• Trước hết, bạn cần kết nối máy in hóa đơn với máy tính hoặc điện thoại. Hiện nay, máy in hóa đơn hỗ trợ nhiều kiểu kết nối khác nhau như:

  • Kết nối qua cổng USB: Đây là cách kết nối phổ biến nhất, chỉ cần cắm dây cáp USB từ máy in vào máy tính là xong.
  • Kết nối qua Bluetooth: Kết nối không dây tiện lợi, phù hợp với các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng.
  • Kết nối qua Wifi: Cho phép in ấn từ xa mà không cần dây cáp, tăng tính linh hoạt.

  Sau khi kết nối, bạn cần tải và cài đặt driver máy in tương thích với hệ điều hành của thiết bị (Windows, macOS, Android, iOS). Driver thường có sẵn trên website của nhà sản xuất hoặc đi kèm với máy in. Cuối cùng, hãy in thử một trang giấy để kiểm tra kết nối.

Bước 2: Cài đặt phần mềm in ấn

Để in hóa đơn từ sàn TMĐT, bạn cần cài đặt phần mềm in ấn. Có hai lựa chọn chính:

• Phần mềm quản lý bán hàng: Các phần mềm như Sapo, KiotViet, Nhanh.vn,… đều tích hợp sẵn tính năng in hóa đơn. Ưu điểm của loại phần mềm này là hỗ trợ quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh, từ quản lý đơn hàng, kho hàng, đến chăm sóc khách hàng.
• Phần mềm in ấn chuyên dụng cho sàn TMĐT: Một số sàn TMĐT cung cấp phần mềm in hóa đơn riêng, hoặc bạn có thể sử dụng các phần mềm của bên thứ ba như Printway, GoSELL,…

Sau khi cài đặt, bạn cần kết nối phần mềm với gian hàng TMĐT của bạn để tự động đồng bộ đơn hàng. Đừng quên thiết lập các thông tin cần thiết cho hóa đơn như tên cửa hàng, địa chỉ, mã số thuế,…

Bước 3: Chuẩn bị giấy in

• Lựa chọn loại giấy in phù hợp với khổ giấy của máy in
• Đặt vào khay giấy của máy in.

Bước 4: In hóa đơn

Các bước in hóa đơn rất đơn giản:

• Mở phần mềm quản lý bán hàng hoặc phần mềm in ấn.
• Chọn đơn hàng cần in hóa đơn trên sàn TMĐT.
• Nhấp vào nút “In” hoặc chọn chức năng “In hóa đơn”.
• Chọn mẫu hóa đơn phù hợp và điều chỉnh cài đặt in nếu cần thiết (số lượng bản in, kích thước chữ,…).
• Nhấp vào nút “In” để bắt đầu in hóa đơn.

Bước 5: Kiểm tra hóa đơn sau khi in

• Sau khi in xong, hãy kiểm tra kỹ hóa đơn để đảm bảo:

  • Hóa đơn được in đầy đủ thông tin: Tên khách hàng, địa chỉ, sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền,…
  • Hóa đơn rõ ràng, không bị mờ, nhòe, hoặc rách.
  • Các thông tin trên hóa đơn chính xác, không có sai sót.

  Cuối cùng, hãy lưu trữ hóa đơn cẩn thận theo quy định của pháp luật.

Lưu ý khi sử dụng máy in hóa đơn: 

• Một số máy in có thể có các bước cài đặt và sử dụng khác nhau. Tham khảo hướng dẫn sử dụng đi kèm máy in để biết thêm chi tiết.
• Nên sử dụng mực in chất lượng tốt để đảm bảo bản in đẹp và bền màu.
• Vệ sinh máy in thường xuyên để máy hoạt động tốt và tránh bị kẹt giấy.

Với 5 bước đơn giản trên, bạn có thể dễ dàng sử dụng máy in hóa đơn sàn TMĐT để quản lý đơn hàng hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Hãy áp dụng ngay để nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn!

Xem thêm: Máy In Hóa Đơn Bán Hàng Online: Top 3 Model Tốt Nhất 2024

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số mẹo sau để sử dụng máy in hóa đơn sàn TMĐT hiệu quả hơn:

• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp chức năng in ấn tự động để tiết kiệm thời gian.
• Kết nối máy in với máy tính hoặc điện thoại thông qua Wifi để có thể in ấn từ xa.
• Sử dụng dịch vụ in ấn hóa đơn theo yêu cầu để tiết kiệm chi phí in ấn.

Một Số Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Máy In Hóa Đơn:

• Kẹt giấy: Nguyên nhân có thể do giấy in bị đặt sai vị trí, khay giấy bị bẩn, hoặc máy in bị lỗi.
• Mờ chữ: Có thể do đầu in bị bẩn, hết mực (đối với máy in kim), hoặc giấy in kém chất lượng.
• Mất kết nối: Kiểm tra lại kết nối giữa máy in và thiết bị, hoặc khởi động lại máy in.

Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Máy In Hóa Đơn Sàn TMĐT:

• Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả bán hàng.
• Tạo sự chuyên nghiệp, tăng uy tín với khách hàng.
• Quản lý đơn hàng, doanh thu thuận tiện.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý về hóa đơn bán hàng.

Hy vọng với 5 bước đơn giản trên, bạn đã biết cách sử dụng máy in hóa đơn sàn TMĐT để quản lý hoạt động kinh doanh online của mình một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!