Cách Lấy Vân Tay Không Cần Phần Mềm Trên Máy Chấm Công – Hướng Dẫn Chi Tiết

Trong thời đại số, máy chấm công trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn giúp tối ưu hiệu suất công việc, giúp tối ưu chi phí. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có sẵn máy tính hoặc phần mềm chuyên dụng để thao tác với thiết bị này. Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ, quán ăn, shop bán lẻ – nhu cầu đăng ký vân tay trực tiếp trên máy chấm công là điều hoàn toàn phổ biến.

Bài viết này Máy tính tiền FPOS sẽ hướng dẫn bạn cách lấy vân tay không cần phần mềm trên máy chấm công một cách chi tiết, dễ hiểu, ai cũng có thể làm được – kể cả không am hiểu công nghệ.

1. Khi Nào Cần Lấy Vân Tay Trực Tiếp Trên Máy?

Trong nhiều trường hợp thực tế, bạn buộc phải thao tác thủ công trực tiếp trên máy vì:

• Không có phần mềm chấm công trên máy tính
• Máy tính bị lỗi, không thể kết nối với thiết bị
• Nhân viên IT vắng mặt hoặc bạn đang tự vận hành
• Cần đăng ký vân tay gấp cho nhân viên mới
• Chỉ có một vài nhân sự, không cần hệ thống phức tạp

Đối tượng sử dụng phổ biến: cửa hàng nhỏ, quán cà phê, spa, quán ăn, văn phòng ít người, nhóm làm việc tại công trình,…

2. Máy Chấm Công Có Hoạt Động Độc Lập Không?

Câu trả lời là CÓ – và khá nhiều dòng máy chấm công hiện nay cho phép thao tác độc lập. Bạn hoàn toàn có thể tự thao tác:

• Đăng ký nhân viên mới.
• Gán vân tay, mã số hoặc mật khẩu chấm công.
• Xóa người dùng.
• Quản lý dữ liệu trực tiếp trên màn hình thiết bị.

Một số dòng máy hỗ trợ thao tác không cần phần mềm:

• Ronald Jack (RJ-500, RJ-X628C, RJ-4000,…)
• ZKTeco (K40, F18, U160, MA300…)
• Wise Eye (WSE-8000A, WSE-9079…)
• Gigata, Kobio, Sunbeam,…

📌 Lưu ý: Máy cần có giao diện màn hình LCD và bàn phím/nút điều hướng để thao tác trực tiếp.

3. Điều Kiện Cần Có Trước Khi Đăng Ký Vân Tay Trực Tiếp

Trước khi bắt đầu, bạn cần kiểm tra:

• Bạn có quyền quản trị viên (Admin) trên máy chấm công
• Máy đang bật nguồn và hoạt động bình thường
• Có thông tin nhân viên cần đăng ký (mã ID, tên, phòng ban)
• Ngón tay của nhân viên sạch, không bị trầy xước hoặc ướt
• Không gian đủ sáng để thao tác dễ dàng trên màn hình

Nếu bạn không có quyền admin, không thể vào menu → hãy liên hệ người cài đặt ban đầu hoặc nhà cung cấp để được reset.

4. Hướng Dẫn Chi Tiết A – Z: Cách Lấy Vân Tay Không Cần Phần Mềm Trên Máy Chấm Công

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản áp dụng cho nhiều dòng máy thông dụng:

Bước 1: Truy cập menu máy chấm công

• Nhấn nút Menu trên màn hình
• Chọn mục User Management hoặc Quản lý người dùng

Bước 2: Đăng nhập quyền quản trị viên

• Máy sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu admin hoặc quét vân tay của quản trị viên
• Nếu chưa đổi, bạn có thể thử các mật khẩu mặc định như 123, 12345, admin

Bước 3: Thêm người dùng mới

• Chọn Add User (Thêm người dùng)
• Nhập ID nhân viên (ví dụ: 1003)
• (Tùy máy) bạn có thể nhập thêm tên, phòng ban hoặc thông tin khác

Bước 4: Đăng ký vân tay

• Chọn mục Enroll Fingerprint hoặc Đăng ký vân tay
• Làm theo hướng dẫn trên màn hình:
  • Đặt ngón tay cần đăng ký lên cảm biến vân tay
  • Lặp lại 2–3 lần cho đến khi máy thông báo thành công

Lưu ý:

• Nên chọn ngón tay dễ quét (ngón trỏ hoặc giữa)
• Nếu máy báo lỗi, hãy lau sạch cảm biến và thử lại

Bước 5: Lưu và hoàn tất

• Chọn OK / Save
• Kiểm tra lại vân tay bằng cách chấm thử

5. Ưu Điểm & Nhược Điểm Của Việc Đăng Ký Vân Tay Không Dùng Phần Mềm

Ưu điểm:

• Không cần cài phần mềm, không cần máy tính
• Thao tác nhanh chóng tại chỗ
• Tiện lợi cho doanh nghiệp nhỏ
• Giảm chi phí kỹ thuật hoặc bảo trì phần mềm

 

Nhược điểm:

• Không thể xuất báo cáo công – lương chi tiết
• Dữ liệu không đồng bộ giữa các chi nhánh
• Quản lý nhiều nhân viên khó kiểm soát nếu không ghi chép rõ
• Mất quyền admin → phải reset toàn bộ

6. Một Số Lỗi Thường Gặp Khi Lấy Vân Tay Trên Máy

7. Mẹo Quản Lý Vân Tay Khi Không Có Phần Mềm

• Ghi chép danh sách ID – Họ tên – Ngày đăng ký vào file Excel
• Đặt lịch sao lưu dữ liệu bằng USB nếu máy hỗ trợ
• Tạo ít nhất 2 tài khoản Admin để dự phòng
• Nên phân biệt rõ mã số giữa các nhân viên để tránh nhầm lẫn
• Hạn chế thao tác xóa vân tay nếu không thực sự cần

8. Có Nên Dùng Phần Mềm Chấm Công Không?

Nếu bạn có:

• Trên 10–15 nhân sự
• Nhu cầu xuất báo cáo chi tiết, tự động tính lương
• Nhiều chi nhánh, nhiều ca làm việc
• Cần kiểm soát công từ xa

Thì phần mềm chấm công chuyên nghiệp là lựa chọn gần như bắt buộc.

Lợi ích khi kết hợp phần mềm:

• Đồng bộ hóa dữ liệu nhanh
• Quản lý tăng ca, đi trễ, nghỉ phép dễ dàng
• Tự động xuất báo cáo bảng công theo ngày/tháng/quý
• Kết nối qua mạng LAN, Cloud, hoặc ứng dụng di động

Xem thêm: Giải Pháp Quản Lý Nhân Viên Hiệu Quả Với Máy Chấm Công Vân Tay

9. Kết Luận

Cách lấy vân tay không cần phần mềm trên máy chấm công là một giải pháp thực tế, tiết kiệm và tiện lợi cho rất nhiều mô hình kinh doanh vừa và nhỏ. Dù không có phần mềm hỗ trợ, bạn vẫn hoàn toàn có thể thao tác thêm – sửa – xóa vân tay dễ dàng nếu nắm rõ hướng dẫn.

Tuy nhiên, để quản lý chuyên sâu và hiệu quả hơn về thời gian làm việc, tính lương và báo cáo nhân sự, việc sử dụng phần mềm quản lý chấm công vẫn là lựa chọn lâu dài nên cân nhắc. Qua bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về máy chấm công đê có thể giúp các bạn thêm phần tự tin lựa chọn đúng sản phẩm để đem vào công việc hợp lý.